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准确便捷的索引排序法——Word 97在年鉴索引排序中的运用
发布时间:2009-10-16 稿件来源: 【字体大小: 】浏览次数:
 

《镇江年鉴》编辑部副主任  丁秋波

   索引的编制在年鉴界引起了广泛的重视,但索引的排序还是个薄弱环节。一是排序中的差错多。笔者查阅了51部年鉴,除《杭州年鉴》、《上海年鉴》没有找出差错外,其余48部年鉴都有明显的差错。二是用计算机排序的占比还不高。在48部有差错的年鉴中,不用计算机排序的有30部(根据笔者找差错时的分析判断),占62.5%;这些年鉴一般的讲差错率都比较高,有的达数十处之多。三是计算机排序后有关的处理工作没有做好。用计算机排序的有差错的18部年鉴中,有的受标点符号的影响,有的受多音字的影响,有的受英文字母和阿拉伯数字的影响,把英文字母或阿拉伯数字排在最前面,既然“说明”中规定用拼音排序,就应该把它插到分类的26个英文字母中间去。四是有的年鉴有索引无排序。

   为了促进年鉴的电子化进程,笔者将《镇江年鉴》和《丹阳年鉴》的索引用Word 97排序的方法作一介绍,仅供参考,并敬请年鉴界同仁斧正。

   一、排序特点

   (一)准确统一Word 97按《新华词典》“汉语拼音章节索引”的音序排列,准确无误。(Office2000在排序上与Word 97相同,以下方法步骤同样在Office2000中操作。)

(二)简单快速。主要排序过程只要用鼠标单击5次即可。《丹阳年鉴》的索引编制,从录入到排序再到打印结束一个人一天时间全部完成。

   二、排序方法步骤

  (一)录入索引项

   1.打开Word窗口,输入“索引”两字,回车使段落符另起一行并选中(如不选中另起一行的段落符,则“索引”两字在栏内居中,不在页内居中)。

   2.用鼠标单击“格式”—“分栏”—“两栏”或“三栏”—“确定”。(“栏宽”和“间距”可按计算机默认值,也可自行改变。)

3.录入所有的索引项(含索引项所在页码及所在栏的代号)。

  1)确定字体字号。如字体为宋体、字号为五号。(应在选中段落符时设置。)

  2)先在中文状态下录入全部索引标引词,再在英文状态下逐个录入每个索引项的页码和所在栏代号abc。(这样做可提高速度,避免在中文与英文录入之间反复切换。)

  3)处理与排序有关的问题(见注意事项12)。

(二)编辑索引项

   1.悬挂缩进。“编辑”—“全选”;“格式”—“段落”—“特殊格式”下拉菜单—“悬挂缩进”(默认值为0.75厘米)—“确定”。使有两行字的索引项的第二行缩进0.75厘米。(缩进量可根据需要任意调整。)

   2.排序。用鼠标选中全部索引项,点击“表格”—“排序”—“类型”的下拉菜单—“拼音”—“确定”。(“拼音”有两个选项,“递增”和“递减”,默认为“递增”。)

3、标明类目、分目索引项。选中第一个类目或分目索引项,改为黑体字并加粗;用鼠标双击工具栏中的格式刷,然后见一个类目或分目索引项刷一个(鼠标在窗口左边缘选择栏内变成一个指向右上方的箭头时单击即可),一直刷到最后一个类目或分目索引项;再单击格式刷(归还)。

4.分类。在第一个索引项前插入“A”并回车,在出现第一个B声母的索引项前插入“B”并回车,依次到“Z”。选中“A”,设置“A”字符的格式,如楷体、二号、“加粗”、“字符底纹”、“居中”;双击格式刷,从“B”刷到“Z”, 再单击格式刷(归还)。如要使字母行的底纹沾满整栏,可将光标置于字母前,击删除键使字母到最左边,再击空格键,使字母居中;然后光标置于字母后,击空格键至右边击不动为止。

(三)插入并编辑“说明”文本框

1.用“Ctrl+Home”键回到“索引”第一页,用鼠标单击“插入”—“文本框”—“横排”。

2.拖动鼠标,将文本框设置在“索引”下两栏或三栏或b栏并各占ac栏一半的上面或页内居中等任何位置。若文本框位置不理想,可将鼠标移至文本框边框上,当鼠标呈十字架箭头时,随意拖动到理想位置。

3.在文本框内鼠标左键单击,当光标闪烁时,输入“说明”文字。输入时如文字容纳不下或文本框偏大,可用鼠标在文本框周边的8个方框上拖动,将文本框调整到需要尺寸。

4.编辑文本框文字内容。如“说明”两字用三号黑体并加粗、居中,“说明”的内容用小四号楷体。

5.鼠标左键单击边框,再在文本框内右键单击,再在弹出的快捷菜单中单击“边框与底纹”(“格式”菜单中也有);或鼠标右键单击边框,再在弹出的快捷菜单中单击“设置文本框格式”(“格式”菜单中有“文本框”子菜单,也是一样)。然后按照弹出的对话框进行“边框”和“环绕”设置(在“边框和底纹”对话框的“边框”选项中,如“设置”选“方框”或“三维”,“线型”选“双线”,“宽度”选“3磅”,“应用范围”选“段落”;在“设置文本框格式”对话框的“环绕”选项中,如“环绕方式”选“紧密型”,“距正文距离”选“0.32厘米”,最后单击“确定”)。

  三、注意事项

(一)拼音排序不识标点符号凡索引项前几个字(与拼音排序有关)的前面或中间有标点符号的,如前引号、前书名号、间隔号等,应在索引项全部录入后,一一将其拖拉至每个索引项的末尾,并打底纹或下划线(标明此处需改);待排序后再拖拉至原位,消除底纹或下划线。

(二)拼音排序不识阿拉伯数字凡索引项前几个字(与拼音排序有关)为阿拉伯数字的应先改为汉字录入,并打底纹或下划线(标明此处需改);待排序后再将汉字改为阿拉伯数字,消除底纹或下划线。

(三)拼音排序不识多音字如“工商”与“工行”,应“工行”在前,但由于电脑识别的是“xíng”而不是“háng,故把“工商”排在前了。这类错误虽然不是太多,但必须注意检查更正。办法是利用“编辑”菜单“查找”对话框,对有嫌疑的多音字如“行”、“调”、“畜”等一个一个的输入查找,发现问题后将索引项调整到正确位置(同一窗口用拖拉,不在同一窗口的用“剪切”和“粘贴”)。此项工作耗时少、效果好。

四)预排一次。在正式排序之前预排一次。通过预排,将空格行、标点符号在首的索引项行、英文字母和阿拉伯数字在前的索引项行统统排到了前面,便捷操作。

(五)检查一遍。正式排序后,认真检查一遍,发现问题,再加改正。

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