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年鉴文稿的交叉重复和处理
发布时间:2009-10-16 稿件来源: 【字体大小: 】浏览次数:
 

 

年鉴文稿如何合理处理交叉重复,是年鉴界理论探讨和编撰实践的重要话题之一。本文对此也谈一些浅见。

交叉就是事物之间的相互交错、相互渗透或同中见异;重复则是相同的内容反复出现,重复即是雷同。由于客观事物之间相互联系的普遍性,使反映众多事物的年鉴文稿不可避免地出现交叉重复,同时,年鉴框架结构的纵横交错,再加上“众手成鉴”,各编写人员总是从各自的角度撰写稿件,使交叉重复的矛质更为突出,这种矛盾的存在,还引起同一数据指标、事件内容等记述的差异,直接导致了年鉴整体质量的下降,削弱了年鉴的资料性和权威性。所以,要保证年鉴的编撰质量,这个矛盾必须处理好。一方面,文稿中完全重复的内容必须册除,使全书内容简洁明快;另一方面,要从年鉴的整体出发,妥善地处理交叉重复,使全书内容重点突出,记述全面。

交叉重复是年鉴编撰工作中的难点,但我们完成有条件解决这一问题。从认识上看,客观事物之间的联系是绝对的但这些联系不是固定、一成不变的,而是有主次之分的因此,只要我们能够充分认识事物之间的联系和差异把握事物的特性及其主要方面和次要方面,处理的交叉重复就不难做到。从工作上看,要在把握宏现的前提下抓住事物重点,把处理交叉重复贯穿于整个年鉴编撰的全过程;增强读者意识,采用科学管理,抓紧各个处理环节,从制定方案到组稿,从编辑到审稿,从校对到编制目录、索引,环环紧扣,一个问题一个问题地去处理,合理解决交叉重复问题还是能做到的从方法上看,一般来说,处理交叉重复常采用三种办法。一是“集中法”。对宜集中记述的内容,特别是涉及面广、影响深远的事物,从反映事物发展过程的整体面貌出发,集中在一起记述,其他各处一概不提;二是“侧重法”。同一事物由于其内部固有的独立性和联系性及其关系,需要在不同类目(分目)记述,可以分散各处,交叉记述,但要结合各目在事物中所处的范围、地位、工作特点、重点或业务范围、扮演的角色,各有侧重地记述。三是“详略法”。对不能集中记,非分散,以集中为主,特别是在处理“综述”、“概况”类综合性条目和与之有关的事件性条目之间的交叉重复时,可以进行详略不同的记述。

交叉重复情况各异,具体处理也灵活多样。

一、抓整体框架,处理交叉重复

年鉴经过多年实践,基本形成了以科学分类和社会分工相结合的框架结构。由于事物内部固有的联系性,反映到这种框架结构中就表现为,同样的事物会在不同结构层次(不同的类目、分目、条目)中多处出现,形成交叉重复。为了避免这种情况,在制定框架结构时就应未雨绸缪,采取提前措施,化被动为主动。通过对框架的优化来处理交叉重复的过程中,采用集中法为多。一种情况是把重要的、全面性的事件集中起来,形成整体来记述,《镇江年鉴》(1999)专设的《抗洪抢险》类目设置就是采用这种办法,分设了“讯情险情”、“抗洪抢险”、“赈灾捐赠”等分目,集中反映1998年全市抗洪抢险整体情况,书中其他类目均不再记述。《镇江年鉴》(2000)《许杏虎、朱颖烈士专记》、《揭批邪教“法轮功”》等内容设置都是从优化框架的角度,采用集中法处理的另一种情况是根据社会发展变化的趋向,打破“条块”、行业、部门界限,把分属不同单位、但又属同一范畴的内容集中记述,以反映该事物的整体面貌。年鉴对处理经济体制改革这一重大主题时,可采用这种办法。这一主题所涉及的部门、单位十分多,如果分散处理这一主题时作过一些努力,比如设立了《市场建设》、《职工医疗制度改革》、《社会保障》等类目(分目),但这些处理也只是从某几个局部反映改革情况,以至于其他改革的内容如农村改革、企业改革、人事制度改革依然散见于书中,留下交叉重复的隐患。设立《经济体制改革》类目,将上述有关改革内容和住房、养老、失业、工伤、生育等配套改革的内容集中记述,可以基本解决这一内容交叉重复的问题。同样,对有关如信息化建设、个体私营经济等反映社会发展趋向的内容,宜于集中记述,这样既有效解决交叉重复问题,又方便读者从整体上把握事物的全貌。

二、抓重点结构,处理交叉重复。年鉴框架结构的特征是多体并用,分类分层记事,其中一部分结构所容纳的内容是对上年全面情况的介绍,称之为综合性结构。属于这类综合性结构的有《大事记》、《人物》、《综述》、《概况》等。由于内容上的特点,这类结构容易产生交叉重复。处理这类交叉重复过程中,要抓住结构类型特点,吃透事件过程,理清事物内容联系与区别的关系,摸准可能引起交叉重复的所在,使用不同的方法加以解决。

1、《大事记》。《大事记》为一鉴之“纬”,对一年中发生的有关经济、社会发展和有较大影响的重大事件加以提要式的记载,与全书其他内容发生交叉,为体例所相容。处理这类交叉重复,可运用侧重法和详略法。在记述的角度和方法上,《大事记》要从全区域的角度记事始末,侧重于简明扼要,宜从略;有关条目要从事件本身的角度记述整体,侧重于全面实用,宜从详。使同一事物在两种结构不同的环境下有恰如其分的表现。

2、《人物》。《人物》与各类条目的交叉重复亦是重点处理内容之一。《人物》记一地佼佼者,虽标准严格,人数不多,但涉及各条战线、各行各业,与各类条目交叉重复在所难免,处理时宜采用侧重法。《人物》侧重人系事,记人为主,事中见人;条目侧重以事系人,重点记事,涉及于人。这样,虽都写人物,但侧重不同,避免了重复。

3、图表。图表作为条目的结构形式之一,在实际运用中,与条目文字也容易产生交叉,其至重复。根据具体情况,可采用不同的处理方法。对一些完全可以用图表代文的内容,可按集中法,代之以图表,使人一目了然。对于用图表载述而又须文字记述的内容,可按侧重法处理,从不同角度反映事物。例如对图表中列出的有关数字,条目文字可从比较的角度,用百分比、倍数等增减率表述。对于某些重要双繁长的图表,可按详略法处理,在文字叙述中对图表给予简要概括。

4、其他。《附录》与条目的交叉重复,可按详略法处理。《附录》详,条目略。“综述”、“概况”类综合性条目与各有关条目的交叉,亦可按详略法处理。综合性条目偏“略”,点到为止;记事条目重“详”,要全面记述。诸如此类,不一一详述。

三、抓住重点事物,处理交叉重复

此类交叉,是指记述综合性事物的有关类目之间的交叉,它之由事物内部各自的独立性和联系带来的。这类交叉,有的是各有关部门职能交叉带来的。有的是体制止“条、块”交叉形成的有的是事物发展不平衡造成的,等等。处理这类交叉、重复,一方面,要从现代社会分工和科学分类的实际出发,根据类目的主体要求,适当考虎特殊事特的特珠地位,找破部门隶属关系的界限,坚持事以类从,行业归口,另一方面,各类目要从各自不同的角度,不同的侧重点,详略恰当地记述。

1、“条”、“块”分割引起交叉重复的事物。从地域范围看,它作为相对独立的行政区域(如所辖县区),在年鉴中它要反映地域范围的全面情况,而这些情况全布的部门(行业)往往又会反映,这就形成了所谓的“条块”交叉。处理这类交叉,一般可采用集中法处理。至于集中到“条”,还是集中到“块”,这要根据所反映事物的具体情况而定。一般来说,地域性强的应放在“块”,专业性强的应放在“条”。比如《镇江年鉴》中记载扬中市建成全国首家国土公园,考虑该条目地域特征强,扬中是全国首家生态示范区,所以将它放在《县(市)区》中集中记述。又如镇江市所辖县(市)发现一处旧石器时代遗存,《县(市)区》和“文博事业”中都不约而同地记述了这一内容,由于该事件专业性强,市有关的专业部门直接主持了该项工作,所以定稿时集中在“文博事业”中反映。对一些特殊情况还需特特处理。比如某县出现一名在火车道口舍身救人的烈士,该县和交通部门都报送了有关条目,最后定稿时集中在《人物》删除其他地方的内容,仅留目参见。

2、职能交叉引起交叉重复的事物。部门(行业)职能交叉重复,青现在记载一个事件时,有关部门(行业)都记了,处理这类交叉时,可用侧重法。《镇江年鉴》(2000)在记录大型日本旅游团队来镇一事时,旅游部门和口岸部门都记了,形成交叉重量级复,经处理,两个部门分别记述与自己职能有关的内容,在“旅游”内容中专记团队人数,接待、服务、游览景点情况等,“口岸”内容专记检查监护,为游客办理出入境手续等,从而做到侧重记述;分工明确。较为典型的是科技事业与其他类目的交叉重复。由于科技工作者各行各类都有密切的联系,与有些部门工作性质也有交叉之处,所以科技类目与其他类目产生交叉是必然的其中又以科技成果的交叉为多。处理这种交叉可采用侧重法和详略法处理,“科学”类目侧重详记重大科技活动,科技成果,从宏观上全面概括科技事业发展的面貌,其他有关类目则重从名目的角度侧重从微观角度记述科学技术在名目生产中的运用,推广以及经济效益等,对记述重大成果、重大科技活动则可从略。

3、升格处理后引起交叉重复的事物。对本地具有特色的事物或是有代表事物发展方面的事物,在年鉴中经会升格处理上升为类目(分目),以突出年鉴的地方特色。但这样势必与其相应的类目产生交叉重复,例如,设《信息化建设》与《电话》、《科学》等产生交叉,设《体私营经济》,会与《工商行政管理》、《工业》、《外贸》等产生交叉,等等。此类交叉一般可按集中法处理,升格类目下集中记述升格的内容,例如信息化建设》集中了《科学》中的信息化建设管理,规划信息技术扩大应用,《电信》中的信息化基础设施建设,经营等以及其他类目中的有关信息化建设如信息产业的条目,形成了全面的整体内容,使读者能从整体把握一地信息化建设的全貌。其他类目均不涉及,或留目参见,以照顾读者的查阅习惯。

四、抓重点环节,处理交叉重复

处理年鉴交叉、重复,有它自身的特性,既宏观的又是具体的;既要有理论指导,又要有方法和经验;既是阶段性的又有全过程的,既要在内容上处理好,又要在表现形式上处理好,因此,处理交叉重复除了重点把握内容上的因素外,还需在工作上运用科学管理,加以保证,特别在以下几个工作环节中加以重视。

   1、制定方案环节。制定框架结构时,应充分征求编辑即各成员的及各有关方面的意见,把框架结构中可能会出现的交叉重复以及处理方法交由集体讨论,尽量把工作做在前头,《镇江年鉴》(2000)“许杏虎、朱颖烈士专记”、“揭批邪教‘法轮功’”、“信息化建设”等内容都是在如何处理交叉重复的讨论中形成的。

2、组稿环节。抓住组稿会和报条目选题的机会,一方面了解各单位条目内容,一方面对可能产生的交叉重复及时处理,使撰稿单位明确条目在处理交叉重复中的任务和应用方法,在撰稿中加以贯彻和实施,减少报稿中的交叉重复,减轻编辑工作中的处理量。

3、编辑环节。在组稿基本完成,进入编辑阶段初期时,可召开自编辑部全体成员处理交叉重复会商现场会。会前,由各责任编辑做好充分准备,即把本人所编稿件精览一遍,浏览时立足于全书框架,除了注意本人所编稿件之间的交叉重复处,重点列出可能与其他编辑发生的交叉重复,要注意那些具有两种以上属性,或分别隶属于两个以上部门的事物而形成的记述内容;注意一个材料可能与几个类目搭介的记述内容;注意区域性与部门、行业都有可能记述的内容,注意部门与行业职能交叉而产生的记述内容。会上,各责编一是提出本人所编稿件内部之间交叉重复的处理意见,由会议集思广益,提出修改完善的认定意见,二是提出与其他稿件可能发生交叉重复的议题,供会议逐个讨论会商,形成统一的处理意见,如果经过会商还确定不下的议题,可由主编班子现场决定实施意见。召开会商现场会,是处理好交叉重复的一种有效形式。它对责任编辑提出了较高的要求,它要求编者培养放眼全局,因事制宜,灵活机动正确处理,各种交叉重复的能力;要求各成员长期坚持积累年度资料,把握一地(包括所辖县区)政治经济社会的发展脉膊,全面了解地情;要求对各部门、行业的工作职能、任务、工作(生产情况做到心中有数。具备了这些条件,再加正确掌握处理交叉重复的各种方法,这样处理起来就能统揽全局,游刃有余。

4、校对环节。为减少自编自校产生的校对差错,年鉴校对在自编自校的基础上普遍采用交叉校对的方法,以提高校对质量,这也为处理交叉重复提供了契机。把处理交叉重复有机纳入校对工作中,可以使责编涉及的稿件范围相应扩大,为发现并处理交叉重复增加了机会。所以交叉校对的范围越大,处理交叉重复的范围越大。

5、编制目录、索引和“参见”环节。抓住全书主要检索手段的制作工作,消灭交叉重复的死角,也是重要的工作环节。一是目录,即通过目录文稿来发现交叉重复。目录主要由条目标题组成,条目标题又是经过农缩的信息,经过浏览全书目录,如果有交叉重复,目录内容总会程度不同地表现出来。由编辑部各成员通览目录,能“过滤”出交叉重复的内容。二是索引文稿,即通过编制索引发现交叉重复。索引是通过挖掘条目信息,提取标引词,再按一定的顺序排列而成的它与条目标题所不同的是,目录以信息平面的、外在的、索引的信息是立体的、潜在的、它比目录信息要深、要广。索引通过排序以后,交叉重复的信息就会自然“浮现出水面”,从而给人们处理交叉重复提供“钥匙”。由于编制索引时,版面大局已定,故通过索引处理交叉重复只能是在不动版面的民政部下小修小补。因为清样以定,索引一成,木已成舟,故不宜支大手术了。所以,通过索引来处理交叉重复只能是核对事实、数字,或通过技术处理版式来处理交叉重复内容。三是“参见”。年鉴参见系统的建立,为处理交叉重复提供了有效的形式。一般来说,用侧重法和集中法来解决。涉及处理交叉重复时所用的“参见”分部分参见和完全参见两种。部分参见用于侧重法处理的交叉重复,部分参见即两个条目都有标题、有内容,如甲乙两单位共同参与了一项工作,其中由于各自职能不同而发挥了不同的作用,故分两处各自记述,两个条目都城说明参见××页。两个条目通过部分“参见”,构成了一个整体而反映事物全貌。完全参见用于集中法处理的交叉重复。几个单位联合做一项工作时,往往以一个单位或称为“牵头单位”为主,处理时往往  在单位集中记,其他单位从略,只留标题,不留内容,并标明××页。这样做的目的主要是使读者查阅方便,设几个“入口”进入年鉴资料库。反之,认定内容的其他单位连标题也不留,全部删清,势必造成部分读者查找信息“走错了路”,摸不着门,无功而返,结果是削减了年鉴的使用功能。

总之,处理年鉴交叉重复没有固定的模式,需要根据具体情况,因事制宜,仔细斟酌,综合灵活动用处理方法,妥善解决交叉重复问题。

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