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“四必”并举 殊途同归——《镇江年鉴》校对质量评比三年迈上三台阶刍议
发布时间:2009-10-14 稿件来源: 【字体大小: 】浏览次数:
 

镇江市史志办资料信息处处长 丁秋波

《镇江年鉴》参加全国年鉴的校对质量评比,从1999版开始三年连续迈上三个台阶,即1999版合格、2000版良好、2001版优秀。是哪些举措促使《镇江年鉴》校对质量的三次跃进呢?“‘四必’并举,殊途同归”是笔者对此的刍议,与同行商榷,共同促进年鉴校对质量的提高。

一、有章必循

举措之一学习日制度《镇江市志》曾获江苏省一等奖和全国二等奖,同样是这个机构编撰的《镇江年鉴》,为什么在1998版之前连续多年参加全国年鉴的校对质量评比都为“不合格”呢?多次的败仗使领导痛下决心,必须以学习为抓手,从规矩准绳入手。于是,首项举措即为每周三下午的学习日制度。我们学习了《年鉴信息与研究》2002年第3期《中国版协年鉴研究会全国年鉴编校质量评比办法(试行)》第十二条“差错认定标准”中的17个编校依据,还学习了《编校改错必读》《年鉴实用手册》和《年鉴信息与研究》杂志上刊登的有关编校方面的文章。这项制度持续至今,可谓雷打不动。实践使我们认识到,熟悉编校依据是提高年鉴编校质量的前提条件;提高编校质量,必须从熟悉编校依据入手。由于这些依据分散在各处,笔者建议中国版协年鉴研究会尽早出台有关年鉴编校质量差错认定细则,以便于各年鉴单位的学习和工作。

举措之二完善编写规则《镇江年鉴》有五百多位撰稿人,十几位责任编辑,众手成鉴,并能越编越精,日臻完善的《〈镇江年鉴〉编写规则》起着最基本的规范统一作用。近几年来,我们在每本年鉴的启动前,都要结合编校中存在的问题修订《编写规则》。20029月第四次修订的《〈镇江年鉴〉编写规则》,包括时限、地域范围、结构、条目、语言和称谓、文字、标点符号、数字、计量单位、时间与表述、图表、保密、署名等十三个方面的内容。此《规则》与前相比,除修改和充实了很多内容外,删除了“文体”内容,将“文字和标点符号”一分为二,增加了“条目”内容并作了详细的阐述。

二、有的必矢

举措之三统一标点符号用法针对多年来标点符号中的常见错误,针对往年参评的《镇江年鉴》认定的差错都以标点符号居多的状况,我们拟议了《标点符号用法改错》,经全体编辑人员讨论后做出统一规定,并且参照杨权编著的《阐释最新国家标准〈出版物上标点符号规范用法〉》和林穗芳著的《标点符号学习与应用》,拟定了《〈镇江年鉴〉标点符号用法规范的意见》,包括例句参照、实践中需要统一的问题、其他标点符号等三个方面,从而规范和统一了责编人员对标点符号的使用。

举措之四规范字词句每年捉错活动(见举措之九)结束,我们都要通过对差错情况的分类,编写《〈镇江年鉴〉捉错活动字词句差错情况汇编》,包括错别字、多字、漏字、简化字和首选字、计量单位、数量词、数字用法、概念不清的词、异形词、语句(包括用词搭配不当、概念不清,缺少、叠加句子成分,缩略语未加说明)等十个方面的内容,并组织学习讨论,统一思想认识。还通过学习《改正容易出错的字》《捕“虎”记》《别字择要》《首选词》等内容,分析差错原因,提高字词句的运用水平,规范年鉴的字词句。

举措之五处理交叉重复针对年鉴中存在的交叉重复问题,我们通过对前几版年鉴交叉重复问题的梳理,深层次地分析其原因,拟定了《〈镇江年鉴〉交叉重复问题处理办法》,内容包括在整体框架上、在重点结构上、在重点事物上和在重点环节上处理交叉重复四个方面,从而较好地解决了交叉重复问题。详见《年鉴信息与研究》2000年第4期《地方综合年鉴文稿交叉重复的处理》。

举措之六讲究数字用法针对年鉴中存在的数字用法差错问题,我们拟定了《〈镇江年鉴〉执行数字用法的规定》,在既要严格执行规范,又要讲究灵活运用的原则下,对认识上有分歧和操作中不统一的五种情况进行了详细规范。详见《年鉴信息与研究》2001年第4期《〈镇江年鉴〉重视执行数字用法的规定》。

三、有疑必解

举措之七请进来教走出去学打电话咨询我们认定,年鉴编校质量评比不合格的主要原因是编校基本功不扎实。俗话说:“为学贵知疑,知疑贵问师。”为此,我们注重在学习和工作中,积累疑难问题并设法解决。我们聘请市教育局有关文字专家来办授课,到江苏地方志和江苏年鉴社及有关兄弟年鉴单位学习编校经验,并多次电话请教《年鉴信息与研究》《上海经济年鉴》《杭州年鉴》等编校方面的专家。老师们的教诲使我们受益匪浅。

举措之八返校签字由于“三百六十行”各有专业术语,新生事物层出不穷,新词汇不断涌现,作为责任编辑,既不一定熟悉所编类目的专业术语,也不一定掌握新词汇,稿件中出现一些“陌生面孔”,一不小心就成为差错。例如,本人虽有23年军龄,但在编辑《军事》类目时,差点把“联勤部”改为“后勤部”;解放军第359医院的稿件中,有“开展‘五治’评比竞赛活动”的句子,而没有对“五治”缩略语的解释,当问撰稿人“五治”是治哪五种病时,回答是“五治”指“从严治官、从严治松、从严治难、从严治软、从严治编”。为了使年鉴减少差错,就必须进行返校。我们在主编审校后,安排一周时间将年鉴稿件返回撰稿人校对,并要求撰稿人校对后签字盖章,以示负责。

举措之九开展年鉴捉错活动各责任编辑受教育和工作实践不尽相同,知识结构各不相同,各有其强项和薄弱环节。实践使我们感悟到年鉴的校对仅仅靠互校和主编审校是不够的,必须发挥编辑部的整体合力。经过反复酝酿,我们从2000版开始,开展年鉴捉错活动。此项举措成效显著,无数疑点被解决,三年捉错达1355.5个(每个标点符号计半个差错)。详见《年鉴信息与研究》2001年第1期《年鉴捉错,大有裨益》。我们认为,《镇江年鉴》校对质量的三次跃进,年鉴捉错活动功不可没。

四、有利必图

举措之十电脑排序索引针对年鉴索引排序中存在的差错,我们在2000年摸索出《准确便捷的索引排序法——Word 97在年鉴索引排序中的运用》(《年鉴信息与研究》2002年第2期),即从2000版开始年鉴索引使用电脑排序法,告别了人工制作卡片的传统排序方法。实践证明,从此攻克了一个差错的“堡垒”,杜绝了索引排序中的差错。

举措十一电脑编辑由于用电脑编辑年鉴文稿,既可提高编辑速度,又利于查找和处理交叉重复。我们从2000版开始,规定必须在电脑上编辑,从此告别编辑中的纸与笔。这项举措既提高了编辑质量,又提高了电脑应用水平。

举措十二电脑检查拼写和语法我们在电脑编辑中,利用它“工具”栏的“拼写和语法”功能,直接在电脑上校对,起到事半功倍的效果。“拼写和语法”工具,能检查拼写和语法的错误。责任编辑在完成编辑后直接进行文档校对,结合电脑提出的“建议”逐条确认更正,既快捷准确又行之有效。我们还通过学习解决了“Microsoft Word 没有用波形下划线标记拼写和语法错误”“拼写和语法检查工具没有查出文档中的某些错误”等疑难问题。此项举措能将年鉴稿件的一些差错消灭在初编阶段。

举措十三电脑自动更正生活中有一句话叫“犯错误不可怕,可怕的是不改正错误”。文档中的差错同样是这个理儿。为了避免一错再错的现象,我们利用电脑的“自动更正”功能,针对各自容易出错的情况添加自己的“自动更正”词条。例如将“年青人”替换为“年轻人”,将“姓别”替换为“性别”。当你录入“年青人”后电脑会自动替换为“年轻人”。从此就彻底避免了再次出现差错的现象。

举措十四网络校对《镇江年鉴》没有像《张家港年鉴》那样,推向社会捉错并奖励捉错人员,但自《镇江年鉴》有了网络版以后,总有一些热心读者,向我们提出网上年鉴的差错。这也是我们消灭年鉴差错的有效途径之一。

举措十五电脑自动生成索引和目录索引项由于单独录入往往会有差错,目录的差错则在每版年鉴的出版社审稿意见中都存在。针对这一问题,我们摸索了电脑自动生成索引和目录的方法,并在实践中取得了理想的效果。通过电脑自动生成索引和目录,又攻克了一个差错的“堡垒”,实现索引项和目录文字及它们的页码无差错。

举措十六电脑软件校对校对软件的出现,为文档的校对工作提供了极大的便利。最近黑马公司推出的2002全能版校对软件,具有极高的校对准确率和查错率。我们又开始了对黑马软件校对功能的摸索,坚信它将给我们的年鉴校对带来既快又好的强大功效。

以上举措十至十六可概括为年鉴编校告别纸与笔。《镇江年鉴》在采集和编辑阶段实现了告别纸与笔,告别校对阶段的纸与笔也只是一步之遥。笔者认为,掌握电脑技能是减少编校差错的有效途径;《镇江年鉴》编校质量的三次跃进,告别纸与笔是主要的手段之一;实现告别纸与笔,年鉴编校质量将在一定程度上自然而然的提高。

《镇江年鉴》的校对质量连续迈上三个台阶,可谓是镇江市地方志办公室领导指挥的艰苦卓绝的、攻克无数“堡垒”、消灭无数“敌人”的三年“解放战争”,功在“四必”并举的十六项举措的殊途同归。

 

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